TL;DR — Resumen Rápido

Resuelve el rechazo al timbrar CFDI de nómina con incapacidad: tipo de incapacidad, días, folio IMSS, subsidio, fechas y validación del complemento Nómina 1.2.

Timbrado de CFDI de nómina con incapacidad

Timbrar un recibo de nómina (CFDI tipo N) con incapacidad es uno de los escenarios que más rechazos genera en el complemento Nómina 1.2 del SAT: el trabajador no laboró esos días, pero el patrón debe reportar tipo de incapacidad, días, importe del subsidio y coherencia con fechas del periodo, NSS, salario base de cotización y percepciones. Cuando el PAC devuelve CFDI40999, NOM44, error en Incapacidades o mensajes de importe monetario inválido, la causa casi nunca es el CSD sino datos mal capturados respecto al aviso del IMSS o a las reglas de cálculo interno del ERP.

El Error

Mensajes frecuentes al timbrar nómina con incapacidad (texto varía por PAC):

El campo Incapacidades no es válido

Tipo de incapacidad no existe en el catálogo

Los días de incapacidad no corresponden al periodo de pago

Importe monetario de incapacidad fuera de rango

Error en complemento nómina: validación de percepciones

En pantalla del ERP (Aspel NOI, CONTPAQi Nómina, Nómina Excel, microsip, etc.) suele aparecer primero un cuadro genérico de error al timbrar; el detalle útil está en el log del PAC o en el visor de respuesta XML.

Cómo se reporta la incapacidad en el CFDI de nómina

Dentro del complemento Nomina versión 1.2, el nodo Incapacidades puede repetirse y cada entrada lleva:

  • DiasIncapacidad — entero con los días pagados en ese recibo.
  • TipoIncapacidad — clave del catálogo SAT (por ejemplo riesgo de trabajo, enfermedad general, maternidad).
  • ImporteMonetario — monto del subsidio o pago relacionado con esos días en el periodo.

Ese bloque debe ser coherente con:

  • FechaInicialPago, FechaFinalPago y NumDiasPagados del mismo complemento.
  • Percepciones del trabajador (sueldo, subsidio incapacidad, ajuste de neto).
  • Deducciones (ISR, IMSS obrero, otras) calculadas sobre la base correcta.

Si capturas incapacidad en un periodo pero los días pagados del recibo no incluyen esos días, el validador del SAT marca inconsistencia. Si el importe no coincide con días × factor de subsidio según tipo, el PAC rechaza.

Causa 1: Tipo de incapacidad incorrecto

El IMSS clasifica la incapacidad en categorías que deben mapearse a la clave del catálogo c_TipoIncapacidad del SAT. Confundir enfermedad general con riesgo de trabajo cambia porcentajes de subsidio y el importe esperado.

Corrección:

  1. Abre el aviso de incapacidad o consulta en IDSE / buzón IMSS.
  2. Identifica el tipo oficial (ET, RT, MAT, etc. según documento).
  3. En el ERP selecciona la clave SAT equivalente; no uses valores libres ni códigos internos antiguos de CFDI 3.3.
  4. Si migraste de versión anterior de complemento, actualiza catálogos en tu sistema de nómina.

Causa 2: Días de incapacidad no alineados al periodo

Ejemplo típico: periodo quincenal del 1 al 15, incapacidad del 10 al 25. Si capturas 6 días en el primer recibo y 10 en el segundo sin continuidad, o pones 16 días en un solo recibo quincenal, el timbrado falla.

Reglas prácticas:

  • Los DiasIncapacidad del XML de ese recibo deben ser solo los días que caen dentro de FechaInicialPago y FechaFinalPago.
  • NumDiasPagados del complemento debe reflejar la política del patrón (días calendario vs hábiles) de forma consistente mes a mes.
  • No timbres el mismo rango de días dos veces en recibos distintos.

Hoja de trabajo recomendada: tabla con columnas fecha, día dentro del periodo, tipo, subsidio diario, acumulado del recibo.

Causa 3: Importe monetario mal calculado

El campo ImporteMonetario no es el sueldo ordinario completo: representa el monto asociado al subsidio por incapacidad en ese periodo según normativa y política interna (topes, integración salarial, días con 40 % o 100 % según tipo).

Errores comunes:

  • Capturar el neto a pagar del trabajador en ImporteMonetario en lugar del subsidio.
  • Omitir la percepción que respalda el importe en el desglose de percepciones.
  • Mezclar incapacidad con faltas o incapacidad pagada por la empresa sin separar conceptos.

Corrección: recalcula nómina solo del trabajador afectado, revisa percepción Subsidio por incapacidad (o nombre equivalente en tu ERP) y exporta XML para comparar suma de percepciones exentas con ImporteMonetario.

Causa 4: Trabajador sin datos afiliatorios correctos

NSS con dígito erróneo, CURP distinta a la del IMSS, RegistroPatronal incorrecto o SalarioBaseCotización desactualizado provocan rechazos que el mensaje del PAC a veces atribuye a Incapacidades.

Checklist:

  • NSS de 11 dígitos verificado contra IDSE.
  • TipoContrato y TipoJornada coherentes con el puesto.
  • RiesgoPuesto acorde al centro de trabajo.
  • Movimiento de incapacidad dado de alta en IMSS antes de timbrar, cuando la política lo exige.

Si renovaste certificado e.firma para IDSE, verifica que no estés mezclando sesiones caducadas al consultar avisos.

Causa 5: Mezcla de finiquito, aguinaldo o separación con incapacidad

Al timbrar finiquito o último recibo con incapacidad abierta, algunos ERP duplican días o incluyen percepciones de indemnización que alteran la base. El complemento exige claridad en TipoNomina (ordinaria vs extraordinaria) y en si la incapacidad pertenece a ese periodo o a uno anterior pendiente.

Solución: timbra primero el recibo ordinario del periodo con incapacidad corregida; en un segundo CFDI trata finiquito sin repetir los mismos DiasIncapacidad.

Solución paso a paso (orden recomendado)

1. Congelar datos del IMSS

Imprime o guarda PDF del aviso. Anota tipo, fechas, días autorizados, porcentaje y NSS.

2. Aislar al trabajador en el ERP

Abre solo su recibo del periodo. Borra capturas previas de incapacidad erróneas y vuelve a cargar desde cero para evitar residuos en tablas auxiliares.

3. Recalcular percepciones y deducciones

Ejecuta cálculo de nómina. Revisa que el neto sea razonable frente a días trabajados + subsidio.

4. Revisar XML Nomina12

Busca el nodo Incapacidades. Valida tres campos contra el aviso IMSS. Corrige antes de llamar al PAC.

5. Timbrar y documentar

Tras UUID exitoso, archiva XML, PDF, aviso IMSS y hoja de cálculo. Si el SAT audita, la evidencia es el aviso, no solo el recibo.

Prevención

  • Capacita a RH para cargar incapacidad el mismo día del aviso IMSS, con plantilla de captura (tipo, días, importe, periodo).
  • Mantén catálogo c_TipoIncapacidad actualizado en el ERP.
  • No timbres masivamente el último día del mes sin muestra de auditoría de recibos con incapacidad.
  • Cruza reporte de incapacidades IMSS vs recibos timbrados cada quincena.
  • Para errores de certificado en otros módulos, consulta CFDI error 401 CSD; para Aspel NOI exportación SUA, revisa guías de exportación en tu versión.

Resumen

  • El error al timbrar nómina con incapacidad suele ser tipo, días o importe en el nodo Incapacidades, no falla del PAC por sí solo.
  • Alinea aviso IMSS, periodo de pago y percepciones antes de reintentar timbrado.
  • Valida el XML Nomina 1.2 localmente; corrige un campo a la vez según código de error.
  • Archiva UUID, PDF y aviso IMSS para defensa en auditoría.

Artículos Relacionados